皆さんこんにちは、クーペです。
今回は建設業では必須とも言える作業日報について、記入のしかたと保管のしかた、さらに共有方法についてもお伝えしていきます。記入例もありますので是非、参考にされて下さい。それではどうぞ！
作業日報とは？日報作成の目的は？
日報とは、日々の業務内容を報告する書類のことです。したがって建設業界における作業日報とは、その日に行った作業内容等を日報として記録することになります。ではなぜ、作業日報が必要なのでしょうか？作業日報を作成する目的を具体的にみていきましょう。
作業内容と工程数量を把握するため
作業内容はもちろんですが、日々の工程数量を把握し、その数量から工事の進捗度を知る必要があります。進捗度を把握することで、その時々に必要な材料や車両を手配し、先々の工程に備えた準備をすることができます。また、工事の完成が近づけば、請求日を予測することもできるので資金繰りに役立てることもできます。建設工事は工事が長期期間に渡ることも多く、しかも複数の工事を同時進行で施工しているので、その工事ごとの進捗を把握していくことが大切です。そのため、作業日報は工事件名ごとに作成します。
労務管理をするため
建設業界では朝から直接、現場に行って作業を開始することも少なくないです。また作業後は会社に戻って事務作業をしたり、時間帯によってはそのまま現場から帰宅することもあります。そのため、タイムカードでの勤怠管理はなかなか難しいという事情があります。このことから、建設業界では日々の作業日報をタイムカードのように活用しているところもあります。この場合、作業日報を元に出勤簿を作成し、給与計算をしていくことになりますので、作業日報はとても重要な書類であるといえます。
下請け会社の工程を把握するため
下請け会社と契約を結び、施工をお願いしている場合は、下請け会社の工程も把握する必要があります。日々の作業日報から工程や数量を集計し、それを元に下請け会社へ支払う金額(外注費)を決定します。こちらもお金に関わることなので作業日報がいかに大事であるかが分かりますね。
クーペ普段、何気なく書いていた作業日報！こんなに重要なのですね！
作業日報の記入のしかたについて
それでは実際に作業日報の記入のしかたを説明していきます。下記の記入例を参考に、みていきましょう。
記入例
Ａ：日付
書類の基本は日付です。間違いのないように確実に記入しましょう。
Ｂ：作業時間
作業時間を記入します。また日中か夜間かを分かるようにしておいた方がいいでしょう。夜間作業の場合は夜間手当がつくので記載しておくことで担当者が判断しやすくなります。
Ｃ：工事件名
工事件名も必ず記入しましょう。建設業では工事件名ごとに全てを管理をしていくので必須です。
Ｄ：作業責任者と作業者名
作業責任者の名前と実際の作業者の名前を記入しましょう。
Ｅ：作業場所
作業場所を記入しましょう。作業場所は工事契約書の作成等でも必要になってきますので必ず記入しましょう。
Ｆ：工程内容と 数量 単位
工程内容には、その日に行った業務内容等を記入しましょう。数量がある場合には、その数量と単位も記入しましょう。
Ｇ：備考
特記事項、連絡事項、共有したいことなど、自由に記入しましょう。
以上が作業日報の記入のしかたになります。上記で説明した内容で作業日報は作成できますが、会社によっては記載事項も異なってくると思いますので、その会社独自の日報の書式を作成する方が好ましいでしょう。
保管方法と共有について
作業日報の保管方法についてですが、ここでは2つの方法をお伝えします。
①作業日報を印刷し紙媒体でファイルに綴り保管する
②エクセル等で作成した作業日報データを社内サーバーやクラウド上で保管する
上記、2つの保管方法がありますがクーペは両方で保管しておくことをおすすめします。
紙媒体での保管のメリットとしては、紙として資料が存在しているので数量の集計をしたり、出勤簿の作成をしたりする場合には、作業がやりやすいです。デメリットは日々、紙の日報が増えていくので物理的な保管場所が確保できなくなったりする可能性があることです。
データでの保管のメリットとしては、紙媒体と違って保管場所を気にする必要がありません。また、社内サーバーで保管すると社内で共有できるので便利になるでしょう。またクラウド保管の場合は好きな時間に好きな場所から日報を確認することができるので外出先でも役立つことが多いです。デメリットは物理的に見えないものなのでデータが破損した時などが心配になります。
上記、観点から紙・データそれぞれでの保管をしておくことが一番安心できるかと思います。
まとめ
- 作業日報の作成目的は多くあり、とても重要な書類である
- 作業日報の書式は会社ごとに独自のものを作りあげていく必要がある
- 保管方法については紙媒体とデータの両方でしておくことをおすすめします
クーペ本日も、最後までありがとうございました。
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